La norma

L’accesso ai documenti amministrativi è regolato da

• Legge 7 agosto 1990, n. 241 (articoli da 22 a 27)
• Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184

Cosa si può chiedere

Può essere richiesta la consultazione o la copia di documenti amministrativi

• che l’Istituto ha creato o comunque custodisce
• legati all’interesse diretto, concreto e attuale di un soggetto per tutelare una situazione giuridicamente rilevante.

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione in qualsiasi formato e su qualsiasi supporto del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

Cosa non si può chiedere

In generale non può essere richiesto l’accesso a informazioni che non siano già organizzate in documenti materialmente esistenti in qualsiasi forma.

Riguardo le tipologie di documento, è escluso il diritto d’accesso

• nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.

Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.

Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’art. 60 del Decreto legislativo 30 giugno 2003 n.196: questo articolo prevede che “quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell’ interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile”.

Chi può fare la richiesta

Chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso: si tratta di singole persone fisiche o giuridiche oppure di organizzazioni che rappresentano interessi pubblici, diffusi o collettivi (come ad esempio le associazioni di categoria o di tutela di consumatori).

Come presentare la richiesta

La richiesta deve essere fatta utilizzando il modello riportato in fondo a questa pagina.
Nella richiesta occorre:

• indicare gli estremi del documento ricercato oppure gli elementi che ne consentano l’individuazione
• illustrare la motivazione della richiesta: quindi specificare e, se non risulti evidente o noto, dimostrare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta

La richiesta può essere presentata tramite

• PEC (posta elettronica certificata) personale, cioè intestata al richiedente
• PEC (posta elettronica certificata) non personale, cioè non intestata al richiedente
• posta elettronica non certificata
• posta
• consegna a mano.

Nel caso di invio tramite PEC personale, cioè intestata al richiedente, non è necessario firmare la richiesta.

Se la trasmissione è fatta con PEC non personale, cioè non intestata al richiedente, oppure con posta elettronica non certificata, la richiesta è valida

• se è sottoscritta con firma digitale
• se è sottoscritta con firma a mano e accompagnata da copia di un documento di identità
• senza firma, se il richiedente indica nel messaggio di posta il proprio nome e cognome e allega copia di un proprio documento di identità.

La richiesta inviata con posta deve essere firmata e accompagnata dalla copia del documento di identità del richiedente.

Quando la consegna è fatta a mano è possibile firmare la richiesta davanti all’impiegato che la riceve mostrando il proprio documento di identità.

A quale ufficio presentare la richiesta

Il modello di richiesta compilato deve essere presentato esclusivamente all’ufficio di segreteria.

Se dal tipo di documento richiesto non risultano controinteressati, cioè di soggetti che dall’accoglimento della richiesta di accesso potrebbero subire un danno al proprio diritto alla riservatezza, la richiesta può essere presentata anche a voce.

Costi

Non è previsto alcun costo per la consultazione o il rilascio in formato elettronico del documento richiesto.

Nel caso di rilascio di copie è previsto, per il rimborso delle spese di riproduzione, un costo per l’interessato di € 0,26 ogni 2 copie ottenute, da versare tramite marche da bollo.
Se l’interessato chiede l’autentica delle copie dovrà versare anche l’imposta di bollo vigente.

Termine per la conclusione del procedimento di accesso

L’ufficio competente al quale è stata presentata la richiesta, entro 30 giorni dalla ricezione deve comunicare all’interessato

• se la richiesta è accolta
• se l’accesso è rifiutato, limitato o rinviato.

Se la richiesta è accolta l’ufficio invia all’interessato il documento oppure gli indica come e dove può consultarlo oppure ottenerne copia.

Se l’interessato non riceve risposta entro 30 giorni la richiesta si intende respinta.

I termini per la conclusione possono essere più lunghi:

• se la richiesta è irregolare o incompleta: in questo caso entro 10 giorni l’ufficio comunica all’interessato le irregolarità o le informazioni mancanti e quindi il termine del procedimento ricomincia dalla presentazione della richiesta corretta
• se l’ufficio individua soggetti controinteressati: in questo caso l’ufficio deve inviare loro una copia della richiesta di accesso ed entro 10 giorni dalla ricezione i controinteressati possono presentare una motivata opposizione.

Ricorsi

Le modalità per presentare ricorso contro le decisioni dell’Istituto su una richiesta di accesso a documenti amministrativi sono dettagliate nelle seguenti norme:

• Legge 7 agosto 1990, n. 241 (articolo 25)
• Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184 (articolo 12)

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Allegati

Richiesta di accesso a documenti amministrativi (Legge 7 agosto 1990 n. 241 e successive modifiche e integrazioni – D.P.R. 12 aprile 2006 n. 184)

Il/la sottoscritto/a*________________________________________________ (Cognome Nome) nato/a il* _____________a_ ___________________________ prov. _______ residente in via/piazza*_________________________________________ n° ______ , telefono fisso ________________________, telefono cellulare ____________ , indirizzo e-mail _________________________________________________ consapevole delle sanzioni penali previste dall’art. 76 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, in qualità di:

[ ] diretto interessato

[ ] delegato di __________________________________________________________ (Cognome Nome) nato/a il _____________a __________________________________ prov._______ residente in via/piazza _________________________n°_________ ,

[ ] legale rappresentante della persona giuridica/associazione denominata ________________________________________________________________________ con sede in __________________________________________________ prov.________ via/piazza_______________________________________________________n°______ ,

CHIEDE

ai sensi della Legge 7 agosto 1990 n. 241 e successive modifiche e integrazioni e del D.P.R. 12 aprile 2006 n. 184

[ ] consultazione

[ ] rilascio di copia semplice

[ ] rilascio di copia autenticata conforme all’originale

del seguente documento amministrativo* (indicare dettagliatamente il documento richiesto o fornire ogni elemento utile per la sua individuazione) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ * per la seguente motivazione* (specificare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta ed eventuali documenti, allegati alla richiesta, che lo dimostrano) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

E CHIEDE

(compilare solo nel caso siano richieste copie del documento) di ottenere le copie dei documenti con le seguenti modalità: ritirandoli personalmente nella sede dell’ufficio competente; tramite posta elettronica al seguente indirizzo _______________________________

Luogo e data ____________________________

Firma del Richiedente __________________________________________

* dati obbligatori

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Allegati

[ ] copia documento di identità/riconoscimento (non occorre per istanze sottoscritte con firma digitale)

[ ] delega o altra documentazione di rappresentanza dell’interessato (nel caso la richiesta non sia presentata direttamente dall’interessato)

[ ] altri documenti (descrivere gli eventuali altri documenti allegati) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Informativa sul trattamento dei dati personali forniti con la richiesta (Ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. 196/2003)

1. Finalità del trattamento

I dati personali verranno trattati dall’Istituto per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali in relazione al procedimento avviato.

2. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio, in quanto in mancanza di esso non sarà possibile dare inizio al procedimento menzionato in precedenza e provvedere all’emanazione del provvedimento conclusivo dello stesso.

3. Modalità del trattamento

In relazione alle finalità di cui sopra, il trattamento dei dati personali avverrà con modalità informatiche e manuali, in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza degli stessi. I dati non saranno diffusi, potranno essere eventualmente utilizzati in maniera anonima per la creazione di profili degli utenti del servizio.

4. Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati

Potranno venire a conoscenza dei dati personali i dipendenti e i collaboratori, anche esterni, del Titolare e i soggetti che forniscono servizi strumentali alle finalità di cui sopra (come, ad esempio, servizi tecnici). Tali soggetti agiranno in qualità di Responsabili o Incaricati del trattamento. I dati personali potranno essere comunicati ad altri soggetti pubblici e/o privati unicamente in forza di una disposizione di legge o di regolamento che lo preveda.